Das Softwaresystem FormManager ist eine windowsbasierte Datenbankanwendung zur EDV gestützten Auswahl und Bearbeitung von Standardformularen. Sie wurde entwickelt, um das Ausfüllen von MS Word-Standardformularen komfortabler zu gestalten, zu vereinfachen sowie zu beschleunigen. Die vom Benutzer auszufüllenden Felder sind im Formular in Form von Textmarken hinterlegt. Die Eingabe der Feldwerte erfolgt über die Benutzeroberfläche des Programms, so dass nur die zuvor definierten Textmarken bearbeitet werden können. Für eine beliebige Bearbeitung des Dokumentes muss zunächst die Option Freitext aktiviert werden um das Dokument zu entsperren. Anschließend stehen zusätzlich alle von MS Word
gewohnten Funktionen zur Verfügung, da die Software MS Word einbettet.

Leistungskomponenten

• Auswahl der Formulare aus einer thematisch gegliederten Baumstruktur
• Automatische Übertragung der persönlichen Daten des Bearbeiters / der Bearbeiterin durch Abfrage der Loginkennung
• Mehrfacheinträge (z.B. Name) werden automatisch ausgefüllt
• Festlegung von bedingten Feldern. Wählt man z.B. Herrn als Anrede aus, wird nachfolgend automatisch die Ansprache in Sehr geehrter Herr ... geändert.
• Ebenso ist das Ein-/Ausblenden ganzer Textpassagen an bestimmte
  Listenauswahlen verknüpfbar
• Datum kann aus Kalender gepickt werden
• Zahlen können mit Bereichen eingegrenzt werden
• Voransicht

Vorteile

• Auswahlfelder bei Listen beschleunigen die Eingabe
• Gleiche Felder bekommen zwingend gleiche Einträge
• Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand
• Speicherung der eingegebenen Werte in einer Datenbank
• Auswertemöglichkeiten der gespeicherten Daten durch DB-Abfragen
• Gewährleistung konstanter Qualität

Hintergrund

Vor Einführung der Software wurden die Standard-Formulare manuell unter Verwendung von MS Word ausgefüllt. Dies war gegenüber der Verwendung der Softwarelösung relativ zeitaufwendig, u.a. durch die Notwendigkeit wiederkehrende gleichartige Felder (wie z.B. Name, Anrede, etc.) mit den aktuellen Werten zu ersetzen. Dieses Vorgehen führte zu einer wiederholten Eingabe von redundanten Informationen.

Ziel des Programms ist es, mit Hilfe der Software die Prozesse zu vereinfachen sowie zu beschleunigen. Durch die Verwendung der Software erhält man einen Überblick über die in einem Formular auszufüllenden Felder und sieht gleichzeitig welche Felder noch nicht ausgefüllt wurden. Vorgegebene Felder wie Name, Telefonnummer, Telefaxnummer, etc. werden nun automatisch mit den Daten des aktuellen Benutzers gefüllt.